I en tæt dialog med Uddannelses- og Forskningsministeriet er der opnået enighed om, at vi på Det Kongelige Akademi kan give lidt flere studerende adgang inden for den eksisterende lovhjemmel.

Alle ansatte og studerende er fortsat hjemsendte, forventeligt indtil 5. april. Vi har i øjeblikket en minimal tilstedeværelse på anslået 2-5% som vi bruger på værkstedsadgang for afgængere og obligatoriske værkstedskurser. Denne adgang udvides nu til ca. 10% som bruges på øget adgang til værksteder samt trivselsforebyggende tiltag.

Forudsætningen er overalt strenge afstands- og hygiejnekrav samt at alle lader sig teste løbende.

Før man møder op på campus, skal alle ansatte og studerende uploade dokumentation for at de inden for de seneste 72 timer har fået en negativ test. Man uploader testen på covidattest.kglakademi.dk

Hvis man opholder sig på Campus når de 72 timer er gået, skal man forlade Campus.

Indtil 5. april arbejde vi med følgende tiltag:

• Værkstedsadgang en dag om ugen for afgængere på IBD (allerede udmeldt og igangsat)
• Værkstedsadgang for aftalte kurser. Adgang 2 dage om ugen for et antal aftalte kurser på Design og Konservering (en del kurser er allerede udmeldt og igangsat og flere er på vej)
• Nyt samleværksted i udstillingssal og auditorium 2. Samlet 43 pladser i tre-holdsskift, dvs. 645 slots pr uge. Man kan booke enten 8.00-12.00, 12.30 -16.30 eller 17.00-21.00. Der vil være rengøring og oprydning efter hvert hold. Alle studerende kan frit booke to slots pr. uge. Hver plads er forsynet med et arbejdsbord, stol, lampe og el-udtag. Man kan individuelt og frit bruge samleværkstedet til at bygge modeller, tegne osv. I tilknytning til samleværkstedet opsættes to laser-skærere i auditorium 3 hvor man kan få skåret materialer til modeller. I forhallen (H'et) opstilles lette maskiner til træbearbejdning. Der vil være bemanding organiseret gennem træværkstedet og en corona-vagt, men man kan kun regne med begrænset værksteds-hjælp. Samleværkstedet åbner mandag den 15.3. De studerende booker plads i samleværkstedet i "Mine Rum". Det direkte link er her. Den første uge er en testuge hvor der køres med reduceret kapacitet.
• Faste studiegrupper på op til 5 personer kan mødes privat uden for campus. Vi opfordrer nu til, at programmerne organiserer møder i faste studiegrupper for at styrke fagligt og socialt fællesskab. Møderne skal i videst mulige omfang foregå udendørs. Træder i kraft 15.3. Ordningen omfatter kun studerende, ikke ansatte.
• Mulighed for at faste grupper kan mødes på campus 1 dag pr uge. Denne mulighed forbeholdes særligt for 1. års studerende og få andre udvalgte grupper. Mulighed for at møde frem på campus 1 dag pr uge i faste grupper på maksimalt 30 personer, eksempelvist i festsal mellem 9.00-16.00. Ønsker om tilstedeværelse indmeldes fra I-lederne til corona@kadk.dk hvorefter pladserne fordeles og udmeldes. Træder i kraft 15.3
• PhD-forskerværksted i bibliotekssalen indrettes 4 arbejdspladser med stor afstand, åbent hverdage 9.00-16.00, pladser allokeres efter "først til mølle" inden for grænsen af 1 dag om ugen. PhD-forskerværkstedet åbner mandag den 15.3. Man booker adgang til PhD-forskerværkstedet her.
• Fremmøde for undervisere og forskere i forbindelse med nødvendig forskning og undervisning som kræver fysisk tilstedeværelse.  I særlige tilfælde kan I-lederne give tilladelse til tilstedeværelse i op til en dag pr uge mellem 8.00 og 16.00. I-lederne sender orienteringsmail til TF2 og campusservice om hvem der lukkes ind hvornår. Ansatte må kun møde frem på præcist aftalte tidspunkter så vi altid ved hvem der er til stede. Træder i kraft 15.3
• Superbrugere fra IBD på specialværksteder. Det vil blive givet øget adgang til specialværksteder på hverdage fra 16.00-21.00 for designstuderende fra IBD med kørekort. Der vil være vagter til stede, men ikke instruktører. Adgangen for superbrugere åbner mandag den 22.3 og administreres direkte af IBD. Studerende må kun møde frem på præcist aftalte tidspunkter så vi altid ved hvem der er til stede. Man sender ønsker til Chanette.Markussen@kadk.dk
• Bornholm er allerede genåbnet. Alle ansatte og studerende skal også her testes løbende.

Plan for ansattes gradvise tilbagevenden

Baggrund

Der er brug for en plan der beskriver i hvilken rækkefølge vi lader ansatte vende tilbage til Det Kongelige Akademi så vi i fællesskab kan drøfte prioriteringerne i relevante fora, herunder SU og AMO.

Der foreligger på nuværende tidspunkt ingen officielle udmeldinger, så indeværende plan er alene et bud. I sidste ende bliver det pandemiens udvikling og de deraf følgende myndighedskrav som kommer til at sætte retningen.

Principper

Vi giver adgang for så mange medarbejdere som vi kan, i forhold til de restriktioner vi er underlagt.

Hvis vi selv kan eller skal foretage prioriteringer, vil det følge nedenstående rækkefølge.

Datoerne er vores bedste bud, men i sagens natur foreløbige.

Rækkefølge

• Hele tiden: Kritisk personale, som er nødvendigt for at kunne opretholde undervisning, forskning og kritisk administration: Værksteder, HR, IT, Campus, osv. (Test alle x 2 pr uge. 2 m afstand, øget hygiejne)
• Indtil 5.4. Få undervisere og forskere med særligt behov for fysisk adgang for at kunne udføre nødvendig forskning og undervisning (10% tilstedeværelse. Test alle x 2 pr uge. 2 m afstand, øget hygiejne)
• Efter 5.4. Forskere og undervisere. Generel adgang 1-2 dage pr uge ifb. med forskning og undervisning (op til 30% tilstedeværelse. Test alle x 2 pr uge. 2 m afstand, øget hygiejne) Det antages at der på dette tidspunkt generelt åbnes i begrænset omfang for de videregående uddannelser.
• Efter 1.5. Administrativt personale. Som et trivselstiltag åbnes der for adgang efter aftale med nærmeste leder (op til 30% tilstedeværelse. Test alle x 2 pr uge. 1 m afstand, øget hygiejne). Det antages at vaccinationer og smitte på dette tidspunkt er under så megen kontrol at øget tilstedeværelse og nedsatte afstandkrav kan gennemføres.
• Efter 1.6. Alle, inkl. gæster udefra (op til 50% tilstedeværelse. Test alle x 2 pr uge. 1 m afstand, øget hygiejne). Det antages at der på dette tidspunkt generelt åbnes i betydeligt omfang.
• Efter 1.8. Alle uden begrænsning (100% tilstedeværelse. Kun krav til øget hygiejne). Det antages at der på dette tidspunkt generelt åbnes fuldstændigt, omen stadig med visse restriktioner.

Afledte konsekvenser

• Krav til test af medarbejdere skal drøftes i SU så det sikres, at alle er fuldt orienterede om procedure og hvilke konsekvenser det kan have for medarbejdere der ikke vil lade sig teste.
• AMO bør revurdere lokalerne indretning i lyset af de skærpede afstandskrav, den øgede fokus på ventilation og behovet for en opdatering af skiltningen.

//////

In close dialogue with the Ministry of Higher Education and Science, we have reached an agreement whereby we, of the Royal Danish Academy, may allow a few more students to access the Campus under the existing legal provisions.

All employees and students are still required to work/study from home, presumably until 5 April. We currently have a minimum presence of an estimated 2–5%, which we use for granting workshop access to graduating students and for mandatory workshop courses. We are now widening this access to allow roughly 10%, which will be used to increase access to workshops and to implement initiatives for enhancing well-being.

The prerequisite for this increase is that everyone must strictly observe social-distancing and hygiene requirements everywhere on Campus and that everyone must be tested for COVID-19 at regular intervals.

Before reporting to Campus, all employees and students must upload a negative test certificate taken within the preceding 72 hours. This is done by uploading the test result certificate to covidattest.kglakademi.dk.

If you are on Campus when the 72-hour deadline for your test certificate is reached, you must leave Campus.

Until 5 April, we will be working on the following initiatives:

• Workshop access one day a week for graduating IAD students (already announced and launched)
• Workshop access for agreed courses. Access two days a week to a number of agreed courses at Design and Conservation (a number of courses have already been announced and launched, and more are on the way)
• New assembly workshop in the exhibition hall and auditorium 2. A total of 43 workspaces in three shifts, totalling 645 time slots per week. It is possible to book the following time slots: 8 am – 12 noon, 12.30 – 4.30 pm, or 5–9 pm. The area will be cleaned and tidied up after each shift. All students are free to book up to two slots per week. Each workspace is equipped with a worktable, chair, lamp and electrical outlet. How the workspace is used will be up to the individual user: for building models, drawing, etc. Two laser cutters will be set up in auditorium 3 near the assembly workshop, where it is possible to have materials for models cut to size. Light woodworking machinery will be set up in the vestibule (H). The woodworking workshop will organise machinery staffing and a corona-guard will be present, but otherwise only a limited amount of workshop assistance should be expected. The assembly workshop will open on Monday 15 March. Students book space in the assembly workshop under 'Mine Rum'. The direct link is here. The initial period will be a trial week running at reduced capacity.
• Fixed study groups of up to five persons are allowed to meet privately off campus. We are now urging the programmes to organise fixed study-group meetings to reinvigorate the academic and social communities. The meetings must take place outdoors wherever possible. This will enter into effect on 15 March. This only applies for students, not employees.
• Option for fixed groups to meet on Campus one day a week. This option is reserved for first-year students in particular, as well as a few other select groups. It provides an opportunity to meet on Campus one day a week in fixed groups of no more than 30 individuals, such as in the assembly hall, 9 am – 4 pm. Requests to attend are to be submitted to the head of institute at corona@kadk.dk after which spaces will be allocated and announced. This will enter into effect on 15 March.
• A PhD researcher workshop is being fitted up in the library hall for four properly spaced workstations, open weekdays 9 am – 4 pm. Space will be allocated on a 'first come, first served' basis, with a maximum of one day a week per space. The PhD researcher workshop will open on Monday 15 March. You can book access to the PhD researcher workshop here.
• Attendance by instructors and researchers to conduct necessary research and for educational activities requiring physical presence.  In special cases, the heads of institute may grant permission for attendance of up to one day a week from 8 am to 4 pm. The heads of institute send notification emails to TF2 and Campus Service specifying the names, dates and times of those to be admitted. Employees may only report to the workplace at the precisely agreed times so we know who is present at all times. This will enter into effect on 15 March.
• Superusers from IAD at special workshops. Wider access to special workshops will be granted on weekdays from 4–9 pm for IAD design students with a driving licence. Guards will be present, but not instructors. Superuser access will open on Monday 22 March and will be directly managed by IAD. Students may only report to Campus at the precisely agreed times so we know who is present at all times. Please send requests to Chanette.Markussen@kadk.dk.
• Bornholm has already re-opened. All employees and students at this school must also be tested at regular intervals.

Plan for employees' gradual return

Background

We need a plan to specify the sequence in which we allow employees to return to the Royal Danish Academy to make it possible for us to jointly discuss the priorities in relevant forums, including the Liaison Committee (SU) and the OHS organisation (AMO).

At present, no official announcements have been made, so this current plan is subject to change. Ultimately, the direction will be determined by how the pandemic trends and the official strategic responses to this.

Principles

We give access to as many employees as permitted by the restrictions imposed on us.

If we have the option or are authorised to set any priorities, this will be apparent from the sequence plan below.

The dates are our best approximation, but obviously they are preliminary.

Sequence Plan

• Overarching priority: critical staff required to maintain educational activities and research as well as critical administrative functions (workshops, HR, IT, Campus, etc.): everyone must be tested twice a week. Two-metre social distancing, intensified hygiene.
• Until 5 April: a few instructors and researchers with a special need for physical access to be able to conduct necessary research and educational activities, 10% present. Everyone must be tested twice a week. Two-metre social distancing, intensified hygiene.
• After 5 April: general access for researchers and instructors 1–2 days a week as part of research and educational activities, up to 30% present. Everyone must be tested twice a week. Two-metre social distancing, intensified hygiene. It is assumed that advanced study programmes will generally be open by this date.
• After 1 May: as a well-being initiative for administrative staff, it will be possible to report to work in person according to individual agreement with one's immediate supervisor: up to 30% present. Everyone must be tested twice a week. One-metre social distancing, intensified hygiene. It is assumed that the vaccination and transmission rates are so well under control by this date that it will be possible to implement a higher attendance rate and to relax social-distancing requirements.
• After 1 June: everyone, including external visitors/guests, up to 50% present. Everyone must be tested twice a week. One-metre social distancing, intensified hygiene. It is assumed that advanced study programmes will generally be open to a significant extent by this date.
• After 1 August: everyone, unrestricted, 100% present (intensified hygiene being the only requirement). It is assumed that everything will be completely open by this date, but with certain restrictions.

Derivative consequences

• The issue of whether to require employees to be tested must be discussed by the Liaison Committee to ensure that everyone is fully informed about the procedure and the consequences for any employee who does not let himself/herself be tested.
• The OHE organisation should reassess the layout of facilities in light of stricter social-distancing requirements, keener focus on ventilation and the need to update signposted information.